経営者・ビジネスパーソン必見！AIに議事録を作らせて会議時間を半分にする方法

結論からお伝えします。今日から会議の議事録作成をAI（人工知能）に任せてみてください。それだけで、会議にかける時間もその後の資料作成の手間も、大きく減らすことができます。

「AIを使うのはハードルが高そう」と感じている方も多いと思いますが、実は議事録作成はAI初心者が最初に試すのにぴったりの使い方なんです。今日はその理由と、実際にその日のうちに真似できる手順をご紹介します。

なぜ議事録作成がAI初心者におすすめなのか

会議の議事録は、多くの経営者やビジネスパーソンにとって「やらなければいけないけれど、時間を取られる面倒な仕事」の代表格ではないでしょうか。会議中にメモを取りながら話も聞かなければならず、集中力が分散してしまいます。さらに会議が終わった後も、メモを整理して読みやすい文章にまとめる作業に時間がかかります。

ここでAI（人工知能）の出番です。会議の内容を録音して文字にする作業も、その文字をきれいな議事録の形に整える作業も、AIはとても得意としています。しかも操作は難しくなく、パソコンやスマートフォンがあれば誰でもすぐに始められます。だからこそ、AIをまだ使ったことがない方の最初の一歩として、議事録作成はとてもおすすめなのです。

今日から真似できる具体的な手順

それでは、実際に今日の会議から試せる手順をご紹介します。特別な準備はいりません。

手順1：会議の音声を録音する

まずはスマートフォンの録音機能やパソコンの録音アプリを使って、会議の音声を録音してください。最初に参加者に「録音してもよいですか」と一声かけておくと安心です。

手順2：文字起こしをしてくれるAIサービスを使う

録音した音声データを、音声を文字に変換してくれるAI（人工知能）サービスにアップロードします。無料で使えるものも増えていますので、まずは検索して評判の良いものを試してみてください。数十分の会議であれば、数分ほどで文字のデータが出来上がります。

手順3：文章を作るAIに整えてもらう

文字起こしされた内容は、話し言葉のままなので少し読みにくいものです。ここで、文章を作ることが得意なAI（対話型の人工知能サービス）に「この文字起こしの内容を、要点がわかりやすい議事録の形に整えてください」とお願いしてみましょう。決定事項、次にやるべきこと、担当者などを整理して欲しいと伝えると、より使いやすい形にしてくれます。

手順4：内容を確認して共有する

AIが作った議事録は、必ず自分の目で一度確認してください。AIも完璧ではないため、聞き間違いや内容のずれがあることがあります。確認して修正したら、参加者にメールやチャットで共有して完了です。

実際にやってみるとどれくらい楽になるのか

この手順を試した方の多くが「会議後の資料作成にかかる時間が、これまでの半分以下になった」と感じています。今まで会議が終わった後に30分から1時間かけていた作業が、AIに任せることで10分から15分程度の確認作業だけで済むようになるからです。

また、会議中にメモを取ることに集中しなくてよくなるため、話し合いそのものに集中できるようになったという声もよく聞きます。結果として、会議の質そのものが上がったと感じる方も少なくありません。

最初の一歩を踏み出すために

「難しそう」「失敗したらどうしよう」と身構える必要はまったくありません。今日の会議、もしくは明日の会議から、まずは録音をしてみるところから始めてみてください。録音さえできれば、あとの作業はAIがほとんどやってくれます。

小さな一歩ではありますが、この積み重ねが働き方全体を大きく変えていきます。ぜひ今日、実際に試してみてください。